fbpx

Techniky na zvýšenie produktivity​

Ako zvýšiť produktivitu keď ste zavalený úlohami a neviete čo skôr? Dá sa to vôbec? Sú rôzne techniky, ktoré vám vo vašich úlohách spravia poriadok a pomôžu vám byť efektívnejší.

Ráno vás v práci čaká kopec úloh. Viete, že sa musíte sústrediť, aby ste na konci dňa mali za sebou čo najviac vybavených vecí. Nechcete sa dať vyrušiť kolegom, ktorý sa príde pýtať na váš názor na film, ktorý ste videli včera v kine. Nechcete sa nechať zahltiť ďalšími novými úlohami, ktoré sa netýkajú tých dnešných a nie sú súrne. A ani nechcete celý deň riešiť každú maličkosť čo sa cez deň objaví. Ako byť teda produktívnejší? 

Je niekoľko techník, ktoré vám s produktivitou môžu pomôcť. Predstavíme si veľmi krátko niektoré z nich.

Technika Pomodoro

Táto technika je o presnom rozdelení času na úseky počas ktorých budete pracovať a úseky určené na oddych. Pomôže vám sústrediť sa na konkrétnu úlohu a nenechať sa vyrušiť.

Príklad: Stanovte si časové rozpätie počas ktorého sa budete venovať jednej úlohe intenzívne – napr. 20 min (jedno „pomodoro“). Nastavte si časovač a pracujte až kým prejde 20 min. Nenechajte sa vyrušiť. Ak vás niečo vyruší, zaznačte si to, aby ste sa k podnetu mohli vrátiť neskôr. Po skončení jedného „pomodoro“ si dajte aktívnu 5 min prestávku. Takto pokračujte ďalej. Po štyroch „pomodoro“ časových úsekoch si dajte dlhšiu 30 min pauzu. Časové rozpätia si môžete samozrejme stanoviť podľa seba. Je to veľmi jednoduchá technika ale o to účinnejšia.

Technika denných blokov

Denné bloky sú určené hlavne pre ľudí, ktorí vedia, že počas dňa nestihnú spraviť všetko čo by potrebovali, ale chcú spraviť čo najviac. Na to slúži rozdelenie dňa do blokov, ktoré sú určené na konkrétne úlohy.

Príklad: Rozdelíte si deň na blok „ranná rutina“ (hygiena, raňajky, pripraviť deti do školy…), blok „najdôležitejšie úlohy“ (čo je na zozname v práci ako prvé), blok „projekty“ (práca na projektoch), blok „konzultácie“ (zbieranie informácií k pracovným úlohám), blok „ja“ (fitness, masáž, meditácia…), blok „rodina“ (učenie s deťmi, kino, spoločná večera..), blok „večerná rutina“ (hygiena, čítanie…). Počas týchto blokov sa venujete sústredene aktivitám ktoré chcete stihnúť. Koľko spravíte, toľko spravíte. Akonáhle začne nový blok, budete sa už venovať len veciam, ktoré potrebujete v novom bloku stihnúť. Budete prekvapený, koľko toho stihnete. Zároveň si nebudete vyčítať, čo ste nestihli, lebo viete že viac sa toho spraviť nedalo. Okrem toho si nájdete počas dňa čas na všetko, čomu ste sa chceli aspoň chvíľu venovať.

Technika GTD (Getting things done)

Túto techniku vymyslel David Allen a je postavená na kategorizácii aj tých najmenších úloh, aby ste nemali myseľ zapratanú balastom. Ide o rozdelenie úloh do kategórií podľa toho, ako sa budú dať realizovať.

Príklad: Všetky úlohy si spíšte alebo fyziky (napísané na papieri) dajte na jednu kopu. Veci ktoré viete vybaviť okamžite, vybavte. Veci, ktoré viete delegovať, delegujte. Ostatné úlohy si rozdeľte do kategórií. Napr. kategória „pri počítači“ – sem zaraďte všetky úlohy, ktoré viete vybaviť od počítača – maily, vyhľadanie informácií na internete a pod. Kategória „v aute“ – telefonické rozhovory ktoré viete vybaviť z auta cez handsfree, štúdium podkladov v audioforme a pod. Táto metóda je trochu náročnejšia na zvládnutie na začiatku ale keď budete mať systém zautomatizovaný, zistíte že je to jedna z najviac produktívnych metód.

Techník je samozrejme oveľa viac, toto sú len tie najznámejšie. Ale v produktivite vám pomôže aj to, že sa naučíte hovoriť „nie“ na veci, ktoré vám zaberajú zbytočne veľa času, na veci ktoré viete delegovať alebo na veci, ktoré jednoducho nechcete robiť. Takisto pomôžu prestávky, ktoré sú pre váš výkon nevyhnutné a pomáhajú predchádzať stresu. Niekedy sa stačí pár minút prejsť na čerstvom vzduchu, alebo si dať krátku pauzu na kávu s kolegom a zrazu sa vám bude robiť ľahšie, keď sa k vrátite k svojej rozpracovanej úlohe. 

Ak potrebujete zistiť, kde má vaša produktivita medzery a ktorá technika je pre vás najvhodnejšia, veľmi rada vám pomôžem. 

Vaša Eva

Vložiť komentár